Félicitations, tu viens de commencer une nouvelle mission ou de décrocher un nouveau rôle ! Et voilà, ton manager te demande déjà de rédiger un rapport d’étonnement.
Mais qu’est-ce que c’est exactement un rapport d’étonnement ? Et qu’est-ce qu’on attend de toi dans cet exercice ? Pas de panique, on est là pour t'éclairer et te guider pas à pas pour réussir cet exercice.
Le rapport d’étonnement
Le rapport d’étonnement… qu’est ce que c’est ?
Pour commencer, revenons à sa définition : le rapport d’étonnement, ou feedforward report en anglais, est un document rédigé par un nouvel employé quelques semaines après son arrivée afin de partager de manière constructive et objective ses impressions sur les premières semaines passées.
Donc avant toute chose, le rapport d’étonnement est un outil pour le nouvel employé. Il permet d’exprimer ses ressentis et de se projeter dans la mission. Faire un rapport d’étonnement est l’occasion idéale de prendre de la hauteur sur sa fonction et son quotiden. D’ailleurs, la présentation du rapport d’étonnement clôture généralement la phase d’onboarding.
Même s'il n'est pas toujours exigé par ton manager, nous te recommandons vivement de rédiger un rapport d’étonnement. Il s'avère aussi bénéfique pour l’entreprise que pour toi, en tant que nouvel arrivant. D’après une étude de Atto, les employés qui se sentent écoutés sont 4,6 fois plus susceptibles d'exceller dans leurs performances, ce qui montre l’importance d’outils comme le rapport d’étonnement sur le long terme.
Pourquoi demander un rapport d’étonnement ?
Pour le manager, et plus largement pour l’entreprise, le rapport d’étonnement offre plusieurs avantages :
- Prendre du recul sur les pratiques existantes
- À force de faire les choses par habitude, il est facile de perdre de vue ce qui se fait ailleurs. Un regard neuf est une excellente opportunité de confronter les pratiques en place avec des perspectives extérieures. Les pratiques Produit évoluent vite, donc être à l’écoute de d’autres pratiques est toujours utile.
- Évaluer la capacité de synthèse du nouvel employé
- Le rapport d’étonnement de votre nouvel employé doit synthétiser les enjeux les plus critiques pour aider à orienter vos actions. C’est un excellent moyen d’évaluer sa capacité à faire des choix et à les justifier.
- Valoriser l’opinion du nouvel arrivant
- Le rapport d’étonnement envoie un signal fort au nouvel employé : ses opinions sont importantes, et l’entreprise est ouverte à l’amélioration. Cependant, pour que cela fonctionne, il est essentiel d’accepter les critiques et d’être dans une posture d’écoute active afin de recueillir des retours sincères.
Pour le nouvel employé, le rapport d’étonnement offre aussi des avantages :
- Faciliter l’intégration
- Rédiger un rapport d’étonnement t’incitera à rencontrer de nombreuses personnes, à comprendre leurs enjeux et leurs attentes. Ces échanges te permettront d’acquérir une meilleure compréhension des processus et du produit. En fin de compte, cela te rendra plus efficace grâce à ta connaissance approfondie de l’organisation.
- Démontrer une proactivité
- Cet exercice est idéal pour explorer, questionner, comprendre et challenger. Il te permet de montrer que tu es aussi acteur de ton onboarding et que tu es engagé dans un processus d’amélioration continue. De plus, c’est une excellente façon de générer un impact rapidement.
Comment structurer son rapport d’étonnement pour maximiser son impact ?
Pour que ton rapport d’étonnement soit vraiment impactant, il doit allier précision et concision. Mais par où commencer ? Qu’est ce qu’il doit comprendre ? Comment le structurer ? Revenons sur ces points étapes par étapes.
Définis un cap
Avant de te lancer, prends un moment pour définir le temps que tu souhaites y consacrer et ton audience
Nous te recommandons de faire une restitution de ton rapport d’étonnement entre 30 et 60 jours après ton arrivée car :
- Avant 30 jours, tu n’auras pas assez de recul, tu risques de soulever des points sans en comprendre pleinement l'impact ou les raisons sous-jacentes.
- Après 60 jours, tu risques de perdre ce regard neuf et de te limiter.
Lors de la restitution, invite maximum 3 personnes. Cela permet aux personnes de comprendre et intégrer tes observations, tout en favorisant des échanges constructifs. Tu pourras ensuite partager ton rapport d’étonnement de manière asynchrone avec les autres membres de l’équipe si besoin.
Construis ton rapport d’étonnement en 4 étapes
Etape 1 : Collecte un maximum d’insights sur les process et le produit
Pour créer un rapport d’étonnement exhaustif, il est essentiel de commencer par récolter un maximum d’insights. Immerge-toi dans les détails des deux aspects clés de ton travail : les process et le produit.
Afin de t’aider dans cette tâche, nous t’avons lister quelques actions que tu peux faire.
Pour les Process, tu peux :
- Participer aux rituels, même ceux où tu n’es pas requis, afin d’observer les dynamiques et les interactions
- Rencontrer les stakeholders, afin de comprendre leurs rôles et leurs attentes
- Mettre en pratique des workflows et process, afin d’identifier les inefficacités
- Voir comment tes pairs utilisent les différents outils, pour identifier les doublons et les outils sous-exploités
Pour le Produit, tu peux :
- Tester le produit en te mettant dans la peau de l’utilisateur, afin de découvrir des points de douleur et des opportunités d'amélioration.
- Analyser les parcours utilisateurs, afin d’identifier les points de friction des utilisateurs
- Consulter les retours des utilisateurs aux équipes support ou sur les stores, afin de déterminer les demandes fréquentes des utilisateurs.
- Étudier les concurrents directs et indirects, afin d’évaluer la position du produit par rapport au marché
Etape 2 : Synthétise tes insights
Cette étape est cruciale et parfois difficile, car elle demande une bonne capacité de synthèse. L’objectif est de distiller l’essentiel de tes observations pour maximiser ton impact.
Pour ce faire :
- Définis un objectif clair comme pour un produit
- ex : Identifier des opportunités sur le Produit sous un nouveau prisme
- Établis une structure adaptée
- ex : Utiliser le framework AARRR pour avoir une perspective business
- Priorise tes insights en fonction de leur pertinence
- ex : [Pour une app de jeu de loterie] Tous les utilisateurs ne sont pas informés de leur résultat, ce qui impacte la rétention.
- Propose une ou plusieurs pistes de solution
- ex : [Pour une app de jeu de loterie] Envoyer des notifications push lorsque le résultat du tirage est connu. / Offrir une expérience de découverte du résultat pour les joueurs gagnants et perdants.
Etape 3 : Rédige ton rapport
Pour la rédaction de ton rapport d’étonnement, plusieurs outils peuvent être utilisés :
- Outils de présentation : PowerPoint, Google Slides
- Outils de traitement de texte : Notion, Confluence
- Outils de collaboration : Miro, Figma
Choisis l’outil qui convient le mieux à ton entreprise et avec lequel tu te sens à l’aise, afin de faciliter le partage avec ton management.
En panne d’inspiration ? … voici quelques templates pour t’aider dans cette tâche :
- Un modèle orienté “question/réponse” de Welcome To The Jungle
- Un format très visuel par Klaxoon
Etape 4 : Définis ton plan d’action
En conclusion de ton rapport d’étonnement, établis un plan d’action pour aider ton manager à se projeter sur les actions concrètes que tu aimerais mener. Ce plan n’a pas besoin d’être extrêmement détaillé.
Opte pour une approche sous un format Roadmap Now/Next/Later pour concentrer l’échange sur les actions prioritaires à entreprendre selon toi.
Do’s and Don’ts du rapport d’étonnement
Rédiger un rapport d’étonnement peut sembler délicat au premier abord, mais pas de panique ! Nous avons dressé pour toi notre liste de tips et d’écueils, afin de te permettre d’éviter les pièges que nous avons rencontrés.
5 tips à avoir en tête
- Note régulièrement tes observations sur un outil accessible en quelques clics. L’essentiel est de centraliser tes notes en un seul endroit facile d’accès. Personnellement, je m’envoie des messages sur Slack pour noter mes retours dès que j’ai un temps libre.
- Adopte une approche proactive dans tes observations. Considère cela comme un entretien utilisateur ou un date, où tu creuses chaque aspect qui t’étonne. Personnellement, j’utilise la méthode des 5 Whys pour approfondir mes insights.
- Sois humble dans tes observations. Les processus et pratiques en place ont probablement été établis pour de bonnes raisons, même si elles ne sont plus évidentes aujourd'hui.
- Prends du temps pour identifier l'impact de chaque insight. Cela t'aidera à identifier facilement les insights les plus pertinents dans la phase de synthèse et à l’expliciter dans ton rapport. Personnellement, j’utilise le modèle : "Insight > Impact > Solutions possibles".
- Fais relire ton rapport par un pair pour challenger ton contenu et obtenir un point de vue objectif, à l’image d’un peer review de développeurs. C’est un excellent moyen d’affiner tes observations et maximiser l’impact de ton rapport.
3 écueils à éviter
- Créer une liste interminable d’insights. Concentre-toi sur les points essentiels qui méritent une attention particulière ou utilise une méthode de priorisation. Si tu as d’autres observations, place-les en annexe pour ceux qui veulent s’y plonger.
- Utiliser du jargon technique sans l’expliquer. Les termes spécialisés peuvent dérouter facilement ton auditoire, car il se peut qu'ils aient des façons différentes d'exprimer les mêmes idées. Assure-toi que chaque terme complexe est clairement défini et compris.
- Procrastiner la rédaction de son rapport. Comme le dit Peter Drucker, “La meilleure façon de prédire l’avenir est de le créer.”. N’attends pas d’avoir un rapport parfait pour le partager, car tu risques de repousser indéfiniment sa présentation. Personnellement, j’aime fixer une échéance avec mon manager avant même de commencer à rédiger le rapport.
Conclusion
Le rapport d'étonnement est un outil précieux tant pour l'entreprise que pour les nouveaux employés. Il permet à l'entreprise d'identifier ses points forts et axes d’amélioration et de s’ouvrir à de nouvelles pratiques, tout en intégrant rapidement le nouveau collaborateur dans sa prise de poste. En le rédigeant, tu auras une occasion unique de t’immerger dans les process, de proposer des améliorations, et de montrer ta proactivité.
En suivant ces quatre étapes clés — collecte des insights, synthèse, rédaction et plan d’action —, cette méthode t’aidera à créer un rapport d’étonnement qui boostera son impact. La prochaine fois que tu démarres un nouveau poste, n’oublie pas de te lancer dans l’aventure du rapport d’étonnement, tu ne le regretteras pas !
Ce qu’il faut retenir
Le rapport d'étonnement est un document rédigé par un nouvel employé après quelques semaines, qui permet de booster sa performance à long terme.
Pour rédiger un rapport d’étonnement, le Product manager peut :
- Synthétiser les observations clés en lien avec l’objectif souhaité du rapport
- Organiser le rapport en deux parties : process et produit
- Proposer un plan d’action concret, pour accompagner de manière pro-active
