Nos conseils pour vos premiers jours de Product Owner

Félicitations ! Vous avez choisi de devenir Product Owner ! Au-delà d’être un métier de passionné(s) du produit, c’est également un rôle challengeant où vous allez devoir relever de nombreux défis. Alors, entre user stories, roadmap, daily meeting, sprint review et backlog refinement… vous avez besoin de conseils pour vos premiers pas dans ce fabuleux métier ? Vous êtes au bon endroit !

Dans cet article, nous vous donnerons nos conseils pour vos premiers jours en tant que PO sur : les informations et les interlocuteurs à connaître, les “journées type” et les rituels qui rythment la vie d’un PO, et enfin les comportements et l’état d’esprit à avoir pour réussir votre mission. 

Connaître votre équipe et votre produit

En tant que Product Ownervotre rôle est central dans l’équipe et vous allez très vite devenir le point de contact privilégié pour tous ses membres. C’est pourquoi nous vous recommandons, avant toute chose, de prévoir du temps lors de vos premiers jours à votre poste pour aller à la rencontre de vos interlocuteurs et des différentes parties prenantes de votre produit. En effet, c’est eux qui vont vous aider à comprendre toutes les dimensions de votre rôle et de votre produit. 

L’EQUIPE DE DEVELOPPEMENT

On vous rassure, vous n’avez pas besoin d’être un artiste du code et pour travailler avec des développeurs. Votre rôle en tant que PO est d’établir une relation de confiance avec vos développeurs. En effet, c’est eux qui vont construire le produit et vos décisions auront un impact direct sur leur travail. Discuter avec eux va vous permettre d’identifier ce qui peut être construit de manière réaliste. Cette estimation va vous permettre de prendre des décisions sur votre roadmap du produit. C’est notamment pour les développeurs que vous devrez veiller à rédiger des User Stories de qualité (nos conseils par ici). 

Le Lead Developer est la personne qui va vous renseigner de la manière la plus complète possible sur l’historique du produit : son ancienneté, sa dette technique, mais aussi l’environnement technique du produit. Ces informations sont une véritable mine d’or pour les futurs choix que vous allez prendre pour le produit.

LE LEAD DEVELOPER

LES DESIGNERS

Et oui, eux aussi font partie de votre équipe et ils ont un rôle primordial : améliorer le parcours utilisateurs et le rendre homogène. C’est grâce aux maquettes qu’ils produiront que les développeurs auront également une meilleure compréhension des fonctionnalités à développer. 

 

Il est évidemment primordial de rencontrer le métier. Dans certaines grandes organisations, ce sont eux qui définissent les objectifs du produit, les enjeux à prendre en compte et les attentes fonctionnelles qu’ils ont du produit. Bien évidemment, la taille de votre entreprise va également dimensionner ces éléments : les objectifs d’une entreprise de moins de 500 personnes seront différents d’une entreprise de plusieurs milliers d’employés.

LES DECIDEURS / LE METIER

LES UTILISATEURS

Si cela est possible, rencontrer les utilisateurs de votre produit est une véritable mine d’or car ils pourront directement vous communiquer leurs attentes sur le produit, quelles fonctionnalités ils utilisent et celles avec lesquelles ils ne sont pas satisfaits. Si vous ne pouvez pas rencontrer vos utilisateurs directement, n’hésitez pas à contacter votre service de Relation Client qui pourra vous donner des informations primordiales sur le comportement de vos utilisateurs et les points bloquants rencontrés.

En plus de ces rencontres qui seront votre base pour démarrer votre mission, nous vous recommandons également de lire un maximum de documentation disponible sur l’entreprise et le produit (user stories existantes, présentations internes, roadmaps…). 

Votre journée type et vos cérémonies

Une journée type pour un PO, en existe-t-il vraiment une ? Même si chaque journée est différente, certaines composantes reviennent régulièrement dans la vie d’un PO, notamment les divers rituels agiles et autres cérémonies, dont voici un petit récapitulatif. 

Le Daily Meeting (ou Stand Up Meeting)

C’est un véritable incontournable lorsque vous travaillez en Agile, le « Daily » est un moment à ne pas négliger. Ce rituel quotidien, à faire le plus tôt possible dans la journée, permet de réunir l’équipe et de partager ensemble les points d’avancement et les blocages que chaque membre de l’équipe a sur le produit. En général, un daily meeting s’articule autour de ces 3 questions : 

– Qu’est-ce que j’ai fait hier ?

– Que vais-je faire aujourd’hui ?

– Quels sont les obstacles que je rencontre dans la réalisation de mes tâches ?

Bien-sûr, en agile, tout le monde s’adapte et vous pouvez trouver différentes manières d’animer ce point de partage qui, dans l’idéal, ne doit pas dépasser les 15 min. 

L’objectif : démarrer la journée avec des objectifs clairs et des solutions identifiées à ses problèmes. 

 

daily meeting Porduct Owner

Traitement des tâches urgentes / prise de connaissance des mails 

Etre un PO, c’est également être un roi de la priorisation! Vous allez donc devoir prendre rapidement et régulièrement connaissance de vos mails et tâches urgentes que vous aurez à réaliser. Quelque soit votre interlocuteur, vous êtes le garant de la vision du produit et vous devez être disponible pour fournir les informations manquantes à votre équipe ou vos parties prenantes. 

Gestion et priorisation du backlog 

Enfin nous abordons la notion de backlog, qui est le meilleur ami du PO. Dans tous les cas, ce sera votre outil de travail quotidien. Pour rappel, le backlog est le recueil de l’ensemble des besoins du client / des décideurs, qui est structuré en fonctionnalités à développer et à intégrer au produit. Sa gestion et sa priorisation sont donc primordiales pour la constitution du produit. 

Pour composer votre backlog, vous allez notamment rédiger des user stories (nos conseils par ici) pour chaque évolution/fonctionnalité qui sera apportée à votre produit. Ces US vont venir composer vos sprints, des itérations de 2 semaines en général, pendant lesquelles l’équipe doit réaliser les US. 

Après avoir rédigé vos User Stories, vous aurez ensuite à les prioriser pour bien organiser l’activité de votre équipe. Pour cela, de nombreuses méthodes existent : MoSCoW, la méthode Kano, ou encore le WSJF. Si vous souhaitez creuser d’avantage ce sujet, n’hésitez pas à consulter notre article à ce sujet juste ici.  

Le Sprint Planning

C’est un rituel Agile important qui va vous permettre de construire le contenu du sprint à venir. Vôtre rôle est ici de présenter les nouvelles US que vous aurez rédigé à l’équipe. Ensuite, chaque membre de l’équipe estime une complexité de réalisation pour chaque US. Une fois les estimations faites, vous aurez à prioriser les US et composer le sprint en fonction des estimations effectuées et de la valeur que votre fonctionnalité va apporter au métier et aux utilisateurs. Vous pouvez animer le Sprint Planning de différentes manières, dont notamment la méthode du Poker Planning (découvrez notre article à ce sujet par ici).  

La Sprint Review 

Ce rituel est tout aussi important que le Sprint Planning. En effet, l’un est consacré à la planification et au lancement d’un sprint, la Sprint Review est quant à elle le point final d’un sprint. Ce rituel permet de réunir les membres de l’équipe pour échanger autour de 4 points essentiels : 

  • Les éléments qui ont fonctionné 
  • Les éléments qui ont échoué 
  • Ce qu’il faut conserver pour le prochain sprint 
  • Ce qu’il faut abandonner pour le prochain sprint 
 

Ce point d’échange va vous être essentiel pour identifier à chaque sprint les points qu’il vous faudra améliorer ou conserver pour la gestion de l’équipe et ses activités. Attention cependant à bien timeboxer cet échange et à bien centrer le débat sur les points ci-dessus. Il ne s’agit pas ici de régler des comptes personnels entre membres de l’équipe.

Nos Tips pour des réunions efficaces :

  • Avoir un ordre du jour clair et identifié avant de commencer la réunion
  • A la fin de votre réunion, n’hésitez pas à faire voter les participants sur une note de 1 à 5 afin d’évaluer le ROTI (Return On Time Invested)
  • Toujours sortir d’une réunion avec des objectifs clairs et des actions identifiées
  • Envoyer un compte-rendu résumant les points abordés et les actions à réaliser reliées à leurs acteurs.
  • Suivre l’avancement des actions décidées à la suite de la réunion.

L'état d'esprit à avoir

Quelles que soient vos tâches et vos intéractions avec votre équipe, nous vous conseillons de garder en tête les conseils ci-dessous qui vous permettront d’avoir le bon mindset pour réussir votre mission de Product Owner.  

Privilégier la vision « Produit »

Contrairement à l’approche « Projet » qui vise à livrer une solution en production, l’approche « Produit » que doit avoir un Product Owner consiste à apporter de la valeur aux utilisateurs finaux et à l’entreprise. Ici, votre but sera de réfléchir à une amélioration continue du produit en mettant au centre les besoins de vos utilisateurs. Vous êtes le garant de la vision de votre produit et le connaissez sur le bout des doigts !

Avoir le bon état d’esprit

Si vous avez choisi de devenir Product Owner, c’est certainement parce que vous aimez travailler en équipe ! Avec vos interlocuteurs, n’hésitez pas à faire preuve de leadership, tout en sachant vous remettre en question, et sans donner une impression de hiérarchie (car ce n’est pas votre rôle!). Etre curieux et avoir un très bon sens de la communication sont de véritables atouts pour ce rôle !

Savoir dire « non » et poser des questions

En tant que Product Owner, vous aurez de nombreux challenges à relever, notamment celui de ne pas pouvoir contenter toutes les demandes de vos parties prenantes ! C’est à vous de prendre les décisions qui vont impacter votre équipe. N’hésitez pas également à challenger les demandes qui vous seront formulés et à réellement creuser le besoin qui se cache derrière pour trouver LA solution

Mindset product owner

Good is better than perfect

Etre un Product Owner, c’est également savoir que le time-to-market est primordial ! Vous allez devoir prioriser les fonctionnalités réellement fondamentales. Votre but n’est pas de reculer la mise en production tant que le produit n’est pas parfait, mais de favoriser les mises en production fréquentes et qui apportent de la valeur à votre produit !

 

Savoir anticiper 

En tant que Product Owner, vous devez toujours avoir une vision très claire de votre produit mais aussi de votre Roadmap ! En effet, le fait de connaître et planifier l’activité de votre équipe va vous aider dans votre prise de décision. N’hésitez pas à anticiper les besoins et à faire preuve de proactivité pour construire votre Roadmap produit.

 

Ne pas surcharger votre équipe

Comme on l’a évoqué un peu plus haut, le rôle de PO est challengeant car il est souvent confronté à des parties prenantes qui veulent TOUT, tout de suite. C’est pourquoi il est important de ne pas surcharger l’équipe de développement et temporiser les demandes des parties prenantes pour ne pas faire exploser la charge de travail de votre équipe. 

 

N’oubliez pas, un produit se pilote avec des outils analytiques (DATA et métriques) pour connaître vos utilisateurs et leur comportement avec le produitCe sont des outils essentiels qui vont vous permettre de définir des KPIs à suivre tout au long de l’évolution de votre produit, et qui vous aideront dans vos prises de décision. N’hésitez pas à faire appel aux outils (souvent gratuits) qui sont à votre disposition :

  • Google Analytics => pour connaître les données principales de votre produit et mettre en place des dashboards de suivi
  • Contentsquare => pour comprendre les comportements de vos utilisateurs et vous aider à la prise de décision
  •  Amplify => pour optimiser la communication autour de votre produit à travers les médias sociaux et à faible coût
  • Ou encore bien d’autres comme : Usabilla, Hotjar etc…

Article écrit avec passion par Anne V.

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