Daily Meeting : comment l’animer en organisation Agile ?

Daily scrum meeting, daily, stand up meeting, mêlée quotidienneAutant de termes qui caractérisent l’unique cérémonie quotidienne en organisation agile. Nous allons démêler tout ce qu’il y a à savoir sur le Daily Meeting ! 
Chaque sprint de développement a un objectif, un sprint goal. Le Daily Meeting est un moment qui permet d’avoir des échanges réguliers entre les développeurs. On ne parle désormais plus d’équipe de développement dans le dernier Scrum Guide mais de développeurs. L’objectif est de tout mettre en œuvre pour atteindre l’objectif de sprint fixé par l’équipe.
Au-delà de l’écosystème agile, des entreprises utilisent le daily meeting pour cadencer leur quotidien afin de créer du lien entre chaque membre de l’équipe et favoriser les échanges. 

Mais comment se déroule un daily meeting ? Qui y participe ? Quel est son objectif ? Qui l’anime ? Autant de questions auxquelles nous allons répondre dans cet article. 

Product Owner durant 3 ans chez le leader telecom avant de rejoindre WeFiiT, je vous livre ci-dessous l’essentiel à connaitre sur le Daily Meeting et j’ajoute quelques anecdotes sur ce que j’ai pu vivre sur le terrain ! 

Sommaire

Le Daily Meeting, qu’est-ce que c’est ? 

Dans le Scrum Guide, le Daily Meeting est décrit comme une cérémonie quotidienne de 15 minutes qui permet suivre la progression vers l’objectif de sprint des développeurs. Si des difficultés et/ou points de blocage sont rencontrés, c’est l’occasion pour l’équipe d’échanger afin de trouver des solutions. Un support visuel est important afin que l’ensemble de l’équipe puisse connaître les tâches en cours et partager les avancées. Ce support, physique ou virtuel, doit avoir pour principales caractéristiques d’être lisible, vivant et accessible à tous.  

On retrouve généralement sur ce support, plusieurs colonnes. Ce support est propre à chaque équipe et adapté selon son contexte. Par exemple, lors de ma précédente expérience, on pouvait retrouver :  

  • A faire 
  • En cours 
  • Revue de code 
  • A qualifier PO (premiers tests par le Product Owner) 
  • A qualifier (tests réalisés par la/le QA) 
  • Fini 
  • A corriger (lorsqu’une anomalie est détectée durant le sprint de développement, elle est alors indiquée en “à corriger”, elle reprend ensuite le workflow décrit ci-dessus) 

Il était alors question de faire « vivre » l’ensemble des User Stories (les tâches) entre chacune des colonnes. 

En fonction de l’entreprise, du produit, de l’équipe ces colonnes doivent évidemment être adaptées ! 

Comment organiser le Daily Meeting ? 

Comme rappelé dans le Manifeste Agile, il est important de valoriser « Les individus et leurs interactions plus que les processus et les outils ». Ainsi, réduire toute complexité dans l’organisation du Daily Scrum Meeting est primordial.  

Pas besoin de réservez une salle, faites-le là où vous travaillez en tant qu’équipe ! 

  • Choisissez un horaire fixe, chaque jour ! 
  • Conservez la même durée, chaque jour ! 

Précisons qu’il est possible d’organiser, d’animer, de participer à un Daily Meeting à distance (d’autant plus dans le contexte sanitaire actuel), mais avec les bons outils. 

Chez le leader telecom, une partie de l’équipe était en physique et l’autre à distance, ainsi nous utilisions l’outil JIRA pour organiser les Daily Meeting. 

Daily meeting en remote

Qui participe au Daily Meeting  ? 

Dans le Scrum Guide, il est indiqué qu’il concerne les développeurs 

Une question revient souvent  :  le Product Owner doit-il assister au daily ? Il le peut !  

Si le Product Owner y assiste c’est en tant que développeur. En d’autres termes, le PO y assiste s’il apporte une compétence (produit par exemple) ou s’il a plusieurs casquettes, par exemple testeur. En revanche, si le PO est seulement là pour inspecter les travaux qu’il a demandé à l’équipe, il ne doit pas être présent au Daily Meeting. 

Ne l’oublions pas, les développeurs sont auto organisés afin de maximiser l’atteinte de l’objectif du sprint. 

Lors d’une de mes expériences en tant que Product Owner, j’assistais aux Daily Scrum Meeting afin de pouvoir répondre en direct à tout point de blocage, à toute question sur les User Stories en cours. Cela a eu un vrai bénéfice sur l’efficacité de l’équipe et m’a sensibilisé sur l’importante de la qualité des tickets que je rédigeais. 

Le Scrum Master doit s’assurer que le Daily Meeting a lieu, mais il n’est pas indispensable à son déroulement. Les parties prenantes (stakeholders) ne sont pas non plus invitées, car d’autres cérémonies agiles leur sont réservées, comme la Sprint Review (ou demo en français). 

Comment se déroule le Daily meeting ? 

Il est possible de se baser sur trois questions auxquelles chacun des membres de l’équipe de développement doit répondre : 

  • ce que j’ai fait hier 
  • ce que je vais faire aujourd’hui 
  • les problèmes que je rencontre 

Il est important que les développeurs répondent toujours en gardant en tête l’objectif du sprint. En d’autres termes, « ce que j’ai fait hier …. pour atteindre l’objectif de sprint » par exemple ! 

Sur l’attribution de la parole, plusieurs moyens sont utilisés : bâton de parole, dans le sens des aiguilles d’une montre, dans l’ordre des noms sur la réunion en visio…  
Néanmoins, au-delà des pratiques courantes, l’important est de pouvoir s’adapter à chaque contexte. Ainsi, des optimisations peuvent se faire au cours des Daily Meeting. 

Daily meeting organisation Agile WeFiiT

Mes tips pour optimiser votre Daily Meeting

Au-delà des fameuses « 3 questions », d’autres approches sont possibles. 

Dans la chaîne YouTube Scrum Life, Jean Pierre Lambert (qui nous a inspiré sur un autre article autour de la Definition of Done) explique qu’il est pertinent d’inverser cette logique. En effet, il introduit la notion de « Walk the Board ». En d’autres termes, le focus est mis sur les tickets et leur avancée plutôt que sur les personnes. Cela permet de se concentrer sur la tâche, son positionnement dans le workflow plutôt que de se concentrer sur la prise de parole successive de chacun des développeurs. Point de vigilance toutefois avec cette méthode : vérifier que chaque membre prenne la parole ! 

Enfin, le respect des 15 minutes octroyées au Daily Meeting est très important. Néanmoins, si un sujet prioritaire pour les développeurs est abordé, il n’est pas pertinent de couper la discussion dès lors que les 15 minutes sont atteintes. Il faut garder en tête que cette cérémonie est un moment de partage de l’équipe de développement qui contribue à l’atteinte de l’objectif de sprint fixé. Un peu de flexibilité ne fait pas de mal, mais en bonne intelligence  

Chez le leader telecom, nous étions organisés en équipes produits (par feature) et partagions les développeurs. C’est à dire que ceux-ci pouvaient intervenir sur plusieurs périmètres en même temps. Ainsi, tous les sujets ne concernaient pas tout le monde. De fait, dès lors qu’un blocage prioritaire émergeait à la fin du temps imparti, nous invitions ceux qui n’étaient pas concernés à quitter le Daily Scrum Meeting. Là encore, l’efficacité et la bonne intelligence étaient de mise. 

Ce qu’il faut retenir : 

  • Le Daily Meeting est une cérémonie quotidienne et clé du Scrum ; 
  • L’objectif est de faciliter les échanges et les interactions entre les développeurs 
  • Il contribue à l’atteinte de l’objectif de sprint 
  • Il dure 15 minutes 

Si des grands principes sont issus de la théorie et notamment du Scrum Guide, des optimisations et du bons sens sont encouragés. L’agilité donne un cadre mais l’important est de voir ce qui fonctionne avec votre équipe et d’adapter en fonction le déroulé. A vos daily  ! 

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