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Le Sprint Planning

Issu de la méthodologie Agile SCRUM, le terme “sprint” correspond à la période au cours de laquelle tout le travail est réalisé. C’est donc le moment où l’on transforme les idées en valeur !
Souvent redouté par les Product Owner et boudé par les développeurs, le sprint planning (littéralement planification de sprint) est pourtant un rituel indispensable au succès de vos produits.
Nous allons voir dans cet article en quoi consiste cette cérémonie et lever le voile sur beaucoup d’idées reçues.

Attention à la confusion, le poker planning et le sprint planning sont 2 choses différentes.
Le premier est une méthode d’estimation d’effort. Le deuxième est une cérémonie qui rentre dans le cadre d’une méthodologie (SCRUM).
Ainsi, les 3 principales caractéristiques qui différentient le sprint du poker planning :

• Le sprint planning est le début d’une itération.
• Il a un objectif. 
• Il doit être indépendant des autres sprints.

Le sprint planning c’est quoi ?

Pour faire très simple c’est la réunion pendant laquelle l’équipe agile Scrum (Product Owner, Scrum master et Développeurs) se met d’accord sur les éléments du backlog à inclure dans les prochains sprints pour atteindre un objectif et sur la manière d’y parvenir.

Qui participe au sprint planning ?

Toute l’équipe Scrum mais pas que ! En réalité il n’y a pas de règle. D’autres stakeholders peuvent assister à la réunion au besoin (utilisateurs, QA, etc.…). Tout le monde est le bienvenu !
Pour ce qui est de la répartition des rôles , comme indiqué dans le Scrum guide, le Product Owner doit s’assurer que tous les membres de la Scrum team soient prêts à échanger sur les items les plus prioritaires du backlog et comment atteindre l’objectif du sprint.

Cependant, concernant l’animation de la cérémonie, rien n’est précisé. Ainsi dans certains cas le Scrum master va se charger de l’animation tandis que dans d’autre, c’est le PO qui aura la responsabilité de cette tâche. Ça peut même être un travail collaboratif entre le Scrum master et le PO !
Le framework agile permet d’être assez flexible à ce niveau.
Les sprints planning ont lieu avant chaque début de sprint. Le jour va donc dépendre de la fréquence d’itération du projet. On évitera cependant de réaliser les sprints planning le vendredi pour ne pas perdre de vue l’objectif du sprint pendant le week-end !

Combien de temps doit durer un sprint planning ?

Le moins de temps possible ! En effet, même s’il n’y a pas de durée minimum obligatoire. Le scrum guide conseille de ne pas dépasser 8h de planification pour un sprint de 4 semaines (soit 2h max par semaine de sprint).
Cela permet d’être plus efficace et de ne pas pénaliser la productivité. Vous pouvez donc timeboxer la séance avant de commencer. Le Scrum master ou le Product Owner  pourra ainsi faire office de gardien du temps.

Malgré toutes ces recommandations, le plus gros levier qui va impacter la qualité et la durée du sprint planning reste le degré de préparation en amont de la cérémonie.

“Le sprint planning c’est 80% du travail en amont, et 20% d’effort en séance.”

Comment préparer un sprint planning ?

Avant de rentrer dans le détail du fonctionnement d’un sprint planning, nous allons nous intéresser ici à la partie en amont qui est fondamentale pour le bon déroulement de ce dernier. Cette partie de préparation doit être réalisée par l’équipe Scrum pendant le sprint en cours  pour le sprint n+1.
Pour être sûr de ne rien oublier, vous pouvez utiliser un système de check list en 4 étapes :

Connaître son objectif

La roadmap produit est définie et l’objectif du prochain sprint doit être clair pour le PO et partagé à toute l’équipe Scrum. Comme indiqué en introduction, l’objectif du sprint doit apporter de la valeur à l’utilisateur.

Souvent négligé voir totalement absent, il est pourtant très important :

  • C’est un indicateur permettant de déterminer le succès ou non du sprint.
  • Il permet d’engager toute l’équipe vers un but commun et se sentir collectivement responsable à l’atteinte de ce dernier.
  • Il permet de mieux prioriser le travail à faire pour l’atteindre.

L’objectif de sprint est proposé par le Product Owner puis validé avec l’ensemble de la scrum team.

Définir le contenu du sprint backlog

Préparer son backlog

Le product backlog items qui comprend toutes les user stories  rédigées par le Product Owner est priorisé et comprend tous les éléments nécessaires à l’atteinte de l’objectif du prochain sprint (voir article sur comment rédiger des US).

Les éléments du product backlog ont été raffinés par l’équipe et respectent la définition of ready (voir l’article sur la DOR).    
Pour cette étape, les séances de backlog refinement (anciennement appelé backlog grooming) sont essentielles et doivent être réalisées régulièrement par l’équipe scrum.

Créer une roadmap en 4 etapes

Calculer la vélocité agile

La vélocité agile correspond à l’effort qu’est capable de fournir l’équipe de développement pour la réalisation des tâches programmées dans le sprint. Cette estimation peut être faite par le Scrum master ou le Product Owner.

Pour anticiper les aléas du sprint (mauvaise estimation, bugs de prod, absence non planifiée, etc…) vous pouvez garder une marge de 20 % en plus (à réajuster en fonction de l’historique de l’équipe).

Attention, la vélocité n’est pas un objectif à atteindre ou à dépasser ! C’est un outil permettant d’estimer la capacité à faire de l’équipe et d’apporter de la prédictivité sur les prochains sprints.

Prendre en compte les retours

Cette dernière étape consiste à faire le bilan du sprint précédent : a-t-on atteint l’objectif ? Reste-t-il des tickets non terminés ? On peut aussi appliquer dès le sprint planning, les actions remontées lors de la dernière rétrospective dans le cas où des actions auraient été identifiées. Si vous avez suivi toutes ces étapes, félicitation, vous avez fait le plus gros du travail !

Déroulement d’un sprint planning

Le jour du sprint planning, la première étape consiste à rappeler à toute l’équipe scrum l’objectif de ce sprint puis de rappeler la vélocité prévue de l’équipe. Une fois que tout le monde partage la même vision, l’équipe choisit les tickets pour pouvoir atteindre l’objectif en cohérence avec la capacité de l’équipe sur la période.
On peut découper cette séance en 2 parties :

Définir le contenu du Sprint backlog

Le Product Owner présente toutes les User Stories du product backlog aux Développeurs. C’est ensemble, qu’ils sélectionnent les US à inclure dans le sprint backlog pour atteindre l’objectif.

Lors de cette étape, les Développeurs échangent sur la complexité, l’incertitude, les dépendances et l’effort à fournir pour la réalisation des éléments du backlog. Il faut garder en tête qu’à la fin du sprint, l’équipe doit être en mesure de livrer quelque chose à l’utilisateur.

Si des inconnues ou des incompréhensions sur les US sont remontées, il est important de les prendre en compte et ne pas hésiter à rechiffrer les US en séance en prenant éventuellement une marge pour de potentiels aléas.

Théoriquement, si une US ne respecte pas la DOR, elle ne doit pas être inclue dans le sprint. Dans la réalité, le scope d’un sprint est négociable et rien n’empêche d’ajouter une US qui ne respecte pas la DOR ou en retirer une lorsqu’un sprint est en cours tant que ça ne remet pas en cause l’objectif du sprint qui est non négociable.

Définir le contenu du sprint backlog

Découpage des tickets en tâches

Une fois le plan établi, l’étape suivante consiste à découper tous les éléments du sprint backlog en tâches techniques et opérationnelles. Ce travail est fait par les Développeurs. Il va leur permettre de mieux se projeter sur l’effort à fournir pendant le sprint et ainsi affiner l’estimation. Il permet d’améliorer l’engagement de l’équipe sur les sujets à traiter. Une fois le découpage terminé, chaque développeur choisit  un ticket par lequel il va commencer le sprint.

Suite à ces 2 étapes, vous avez donc en théorie, un objectif et un plan détaillé pour atteindre votre objectif. Votre sprint planning est un succès !

Pour conclure ce rituel, vous pouvez effectuer un vote de confiance sur la capacité à atteindre l’objectif de sprint. Cela permet d’anticiper les possibles risques associés à la réalisation de l’objectif, d’ajuster le planning en conséquence, et surtout de stimuler l’engagement de l’équipe à atteindre l’objectif.

Outils disponibles pour réaliser un sprint planning

Tout d’abord, il n’existe pas d’outil spécifique pour le sprint planning. ce rituel est une petite partie d’une méthodologie agile appliquée à un projet. On utilisera donc un outil de gestion de projet classique pour conduire ces cérémonies.

Mais alors quel outil de gestion de projet peut-on utiliser ? Là encore, il n’y a pas de règle ! L’outil utilisé va surtout dépendre de la taille de votre équipe et de votre budget.  

Parmi les outils de gestion de projet les plus connus on peut citer :

Encore une fois, rien ne vous oblige à utiliser un logiciel. Si votre planning poker à correctement été préparé vous pouvez théoriquement le faire juste avec un tableau blanc et des post-it !

Pour conclure, le sprint planning est une cérémonie agile essentielle de l’équipe scrum. Il a pour but de déterminer le contenu et l’organisation du prochain sprint en vue d’atteindre un objectif commun et générer de la valeur pour l’utilisateur.

Dans la pratique, il demande surtout un travail de préparation pour être efficace. Mais cette cérémonie n’est pas aussi figée que ce que l’on pourrait penser. En effet, comme indiqué dans le Scrum guide :

“Scrum est simple. Essayez-le tel quel et déterminez si sa philosophie, sa théorie et sa structure aident à atteindre les objectifs et à créer de la valeur […] Scrum repose sur l’intelligence collective des personnes qui l’utilisent. Plutôt que de fournir aux gens des instructions détaillées, les règles de Scrum guident leurs relations et leurs interactions.”

Ainsi, il faut plutôt voir le sprint planning comme une partie d’un outil permettant de délivrer de la valeur. Cet outil est à faire évoluer en fonction de l’expérience de votre équipe.

Les points à retenir

  • Le sprint planning est une cérémonie issue de la méthodologie agile scrum.
  • C’est un échange entre le PO et les Développeurs pour déterminer les éléments du backlog à inclure dans les prochains sprints.
  • Il est animé par le Product Owner ou le Scrum master et tout le monde peut y assister.
  • Chaque sprint doit avoir un objectif clair et partagé par toute l’équipe.
  • La phase de préparation est essentielle à la réussite de votre sprint planning
  • Le déroulement d’un sprint planning n’est pas figé et doit pouvoir être adapté en fonction de son équipe.