#02 IMPAQT : comment utiliser la méthode OKR pour booster votre performance ?

Nés dans les années 50 sous la forme de « management par l’objectif », les Objectives Key Results ont ensuite été repris et appliqués par Andy Grove, CEO d’Intel et gourou de la méthode OKR. Aujourd’hui, de nombreuses entreprises les utilisent dans leur organisation produit : Disney, Spotify, Netflix, Dropbox… mais aussi de plus petites structures !

C’est le cas de Partoo, une start-up qui applique cette méthode avec succès. Savinien Lucbéreilh, CPO de cette pousse, nous l’explique lors de l’épisode 2 d’IMPAQT. 

Qu’est-ce qu’un OKR (Objective and Key Results) ?

Un OKR sert de boussole à l’entreprise et ses collaborateurs. Il se compose d’objectifs généralement mensuels ou trimestriels, soutenus par des key results mesurables.

L’objectif est souvent ambitieux, engageant et motivant. Il fixe la ligne d’arrivée que l’on veut atteindre et pousse les équipes à aller toujours plus loin. Les key results complètent l’objectif. Ils donnent une idée quantitative des progrès effectués, grâce à des indicateurs observables et chiffrables, sous forme de pourcentage, de note ou de réponse oui/non (0/1) binaire.

Un petit exemple pour mieux comprendre :

Un objectif : améliorer la satisfaction des utilisateurs

Ses key results : obtenir une note de 4/5 sur notre application, recevoir moins de 10 contacts au support par jour, avoir un temps de chargement de moins de 2 secondes

Pour chaque KR, les feature teams prennent des initiatives. Ici, il peut s’agir d’identifier les pain points du parcours client pour y remédier ou alléger les scripts du site pour accélérer la performance…

Si l’OKR se résumait en une seule phrase, ce serait : 
« Je veux [OBJECTIF] et je vais mesurer ma progression avec [KEY RESULTS] ».

Les différents bénéfices de cette méthodologie

L’OKR présente de multiples avantages que nous avons répartis en trois axes. Faites défiler le carrousel pour en savoir plus !
Les avantages pour l'entreprise
  • Vision alignée de la trajectoire de l’entreprise autour des objectifs du top management

  • Focalisation sur des objectifs définis en évitant la dispersion

  • Accélération des résultats grâce à des buts à plus court terme et des quick wins
Les avantages pour le Product Manager
  • Aide à la priorisation du backlog selon le niveau d'impact des features sur les objectifs

  • Meilleur pilotage des Feature Teams grâce à un meilleur alignement

  • Outil favorisant la communication et la transparence entre les managers et les collaborateurs
Les avantages pour les collaborateurs (feature teams, développeurs...)
  • Motivation renforcée grâce à l'implication de tous dans la définition et la complétion des OKR

  • Des résultats chiffrés qui donnent du sens aux travaux réalisés et les valorisent

  • Autonomie renforcée grâce à des priorités clairement définies
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Les règles d’or et conseils pour définir ses OKR

Avant de se lancer dans la pratique, il est important de garder en tête 5 règles d’or.

Quantité raisonnable

Idéalement 5 objectifs maximum, avec 3 ou 4 Key Results chacun. Comme l’explique Savinien en vidéo, trop d’objectifs peut être contre-productif car il est impossible de se concentrer sur chacun d’entre eux.

Court ou moyen terme

Les OKR sont souvent définis sur le mois ou le trimestre.

Transparence et communication

Les OKR sont définis collectivement et communiqués à tous. Chacun doit les connaître et pouvoir s’y impliquer.

Une personne owner pour chaque OKR, voire chaque KR

Elle sera garante de l’avancée des projets et porte-parole des équipes lors des points de suivi hebdomadaires.

« Si on essaye de se focaliser sur tout, on ne se focalise sur rien »

Andy Grove

Check-up hebdomadaire

Chaque semaine, un état de l’avancement des OKR est organisé avec les équipes et les owners pour suivre la progression de chaque initiative et objectif.

Quelques points d’attention à garder en tête également :

Définir l’OKR parfait avec la technique SMART

Vous êtes convaincus et souhaitez mettre en place la méthodologie OKR dans vos équipes ? Il faut maintenant définir vos objectifs de façon pertinente. Afin d’être efficace, l’OKR doit être actionnable, mesurable et chiffré, réaliste, orienté valeur et limité dans le temps. Cela peut nous faire penser à la technique des objectifs SMART, dont certaines dimensions sont réutilisées pour créer les OKR.

  • Actionnable : il doit s’adresser de façon claire aux équipes en s’adaptant à leurs domaines d’expertise. Pour cela, il faut avancer en cascade : les objectifs de l’entreprise vont découler sur les départements, puis sur les équipes et sur les collaborateurs.

Par exemple, dans une grande structure, le top management définit la vision stratégique de l’entreprise, puis la divise en OKR d’entreprise trimestriels et mensuels. Ceux-ci sont transmis aux chefs de départements et d’équipes, qui les divisent à leur tour en OKR d’équipe. Enfin, les team managers transmettent les OKR aux collaborateurs pour les inviter à prendre des initiatives individuelles ou collectives qui vont dans leur sens.

Schéma en forme d'entonnoir montrant la hiérarchisation des OKR
Afin d’être accessible à tous, les OKR de l’entreprise peuvent être divisés en plus petits OKR dédiés aux différentes équipes (produit, marketing, métier, finances, DSI…).

  • Mesurable et chiffré : l’OKR doit pouvoir être converti en données chiffrées, soit sous forme de pourcentage, soit sous forme de nombre. L’objectif n’est pas quantifié, toutefois, les key results qui en découlent doivent impérativement l’être, afin de pouvoir en suivre leur progression. Par exemple : « atteindre une note de 4/5 étoiles sur les Stores » est un des KR qui servira l’objectif « améliorer la satisfaction des utilisateurs de notre application ».

  • Orienté valeur : l’objectif doit être inspirant, ambitieux et en accord avec les valeurs de l’entreprise pour être motivant. Tourné vers le résultat, il doit avoir pour vocation d’aller toujours plus loin, plutôt que de « maintenir le cap ». Il vaut donc mieux privilégier les mots engageants comme « gagner », « atteindre », « obtenir », « parvenir à »… plutôt que des mots évoquant la stagnation comme « continuer », ou encore « participer à ».

  • Réaliste : pour être vecteur de motivation, l’enjeu est de trouver un objectif atteignable, mais pas trop facilement. Il faut faire sortir les équipes de leur zone de confort et leur proposer un challenge qu’ils pensent pouvoir réaliser s’ils donnent le meilleur d’eux-mêmes. Savinien nous l’explique très bien en vidéo : l’enjeu est de trouver l’équilibre entre un OKR motivant mais pas décourageant.

  • Limité dans le temps : enfin, il faut définir notre OKR sur une time line raisonnable et structurée avec des dates butoirs. Il faut ici être précis, et ne pas laisser place au doute avec des termes comme « le plus rapidement possible » qui seraient trop flous. Ces jalons nourrissent le caractère ambitieux de l’objectif.

OKR de performance, OKR d’expérience utilisateur : quelques exemples

Des OKR de performance

Des OKR d’expérience utilisateur

  • Résoudre 5 tickets par jour
  • Atteindre un temps moyen de résolution de 3 jours
  • Atteindre 100% de meta description optimisées
  • Mettre en ligne 5 articles par mois avec ce mot-clé
  • Donner une session de formation à 100% des utilisateurs
  • Avoir 80% de taux de réussite à la certification Salesforce
  • Raccourcir le tunnel d’achat à 3 clics maximum
  • Augmenter de 10% le nombre de clics sur le bouton wishlist
  • Atteindre une note de satisfaction utilisateur de 4/5 sur les Stores
  • Diminuer le nombre de retours produits de 20%
  • Recevoir moins de 15 appels au service client par jour
  • Enrichir la base de réponses du chatbot de 15%

Comment suivre les OKR ?

Le check-up hebdomadaire, incontournable dans certaines structures

Selon l’organisation des équipes et les fréquences de releases produit, des réunions de suivi se mettent en place. Cela peut être hebdomadaire. Par exemple, chaque semaine, afin de suivre l’avancement, un check up de 10-15 minutes est organisé avec l’owner de chaque OKR d’équipe, l’owner de chaque OKR d’entreprise et si besoin les membres des feature teams en se posant les trois questions suivantes :

  • Quels sont les progrès sur nos objectifs ?
  • Pensez-vous être on track / dans les temps ?
  • Quels sont vos quick wins de la semaine qui vous rendent fiers ?

Savinien explique également organiser des rétrospectives, qui permettent de faire un point trimestriel sur les OKR de chaque équipe. Cette réunion permet de récolter les feedbacks et de voir ce qui a marché et moins bien marché, afin d’adapter les objectifs du prochain trimestre.

Cela permet aussi d’identifier les éventuels points bloquants :

  • Êtes-vous bloqué quelque part ? Quels sont les risques qui en découlent ?
  • Quelles solutions possibles ?


Cette étape est importante afin de connaître les progrès de l’équipe et identifier les problèmes et les résoudre. Elle permet aussi d’itérer et de trouver de nouvelles idées au fur et à mesure pour améliorer le produit. De plus, la communication entre les Product Managers et les équipes de développement est renforcée.

La motivation des collaborateurs est maintenue grâce à la valorisation régulière des quick wins, qui ont un impact visible sur les OKR moyen terme de l’équipe, voire de l’entreprise. 

Si certains ont besoin de monter en compétence sur un sujet, cette instance permet aussi d’identifier les besoins d’accompagnement et de formation. 

Enfin, elle donne l’occasion de recevoir les feedbacks des collaborateurs pour améliorer les prochains OKR sur les périmètres spécifiques de chaque squad produit.

 

Utiliser des outils accessibles ou spécialisés

La mise en place d’OKR peut se faire sous forme de tableau, voire sur une simple feuille de papier. Toutefois, il existe des outils plus pointus fournissant des dashboards dynamiques, des boards de suivi et des modules de collaboration.

En effet, des solutions en ligne spécialisées dans la méthode OKR ont vu le jour, la plupart payantes. Certaines permettent de gérer les objectifs en vision 360°, avec gestion du budget, du portefeuille, suivi des étapes, suivi des ressources, attribution de tâches… C’est par exemple le cas de Asana ou Elevo.

Parmi les outils plus facilement accessibles, nous pouvons citer Excel ou PowerPoint. Ils permettent de facilement créer des tableaux de suivi et de prendre en compte des données chiffrées. Pour une communication plus visuelle, il est simple de générer des graphiques et de les présenter aux collaborateurs.

Savinien nous explique que chez Partoo, les équipes se basent sur un outil très simple : Google Sheets et Google Slide. Chez WeFiit, nous utilisons nous aussi des slides Powerpoint permettant d’avoir une vue d’ensemble sur nos objectifs, nos KR et les initiatives équipes associées :

Exemple outil OKR objectifs key results entreprise sous forme de Powerpoint

Visualiser l’avancée des OKR

Pour mesurer et visualiser l’avancement des objectifs, de nombreuses possibilités de graphiques s’offrent à nous, selon les KR suivis. Par exemple, pour le KR « obtenir 5 000 likes sur la page Facebook », nous pouvons créer le type de graphique ci-dessous : l’axe horizontal permet de définir la durée, l’axe horizontal définit la progression quantifiée (chiffre ou pourcentage selon l’OKR). Au fur et à mesure des semaines, une courbe se dessinera représentant la progression.

Il est également intéressant de faire apparaître une ou plusieurs lignes de référence, pour montrer ce que donnerait un objectif atteint à 70%, 80% et 100%. Encore une fois, il s’agit ici d’un exemple, car comme l’explique Savinien, le support importe peu tant que les objectifs sont facilement visibles par tous.

Suivi de la progression des OKR

Après toutes ces mesures, il faut garder en tête qu’un objectif non-atteint n’est pas un échec. Si les actions mises en place pour l’atteindre ont eu un impact sur l’entreprise, alors l’OKR a été efficace. Pour se rapprocher du 100%, il faut peut être prendre de nouvelles initiatives qui feront partie des OKR du mois ou trimestre suivant. Enfin, la méthode OKR s’inscrit définitivement dans une dynamique agile et d’amélioration continue : on analyse, on itère, on priorise, on s’ajuste face aux changements et on avance en quick-wins !

Ce qu’il faut retenir

IMPAQT  est notre nouveau format court qui répond à un sujet Product & Quality Management.
À chaque épisode, un expert du Produit vous partage en vidéo sa connaissance sur un sujet précis au travers son expérience.
#persona #interview #usecase #rex #product #quality

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