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Comment animer une rétrospective en Scrum ?

Dans cet article, nous allons voir ce qu’est une rétrospective, quels sont ses bénéfices, comment bien l’animer et à l’aide de quels outils. Mais pour débuter, voici une première définition d’une rétrospective : c’est un des rituels piliers de la culture produit et de l’organisation Scrum, au même titre que le Daily Meeting, le Sprint Planning, la Sprint Review. Elle intervient après la Sprint Review, à chaque fin d’un sprint . Elle s’organise généralement autour de trois grands axes :

  • Ce qui s’est bien passé
  • Les points à  améliorer
  • Ce qui peut être mis en place

Mais, comme nous allons le voir, il existe plusieurs méthodes et templates différents pour ce rituel agile.

Qu’est-ce qu’une rétrospective agile ?

La rétrospective en peu de mots !

La rétrospective est un rituel de l’équipe produit, dont l’objectif est de permettre à chaque membre d’exprimer son ressenti à la fin d’un sprint ou d’une itération.

Elle s’inscrit dans une logique d’amélioration continue : l’équipe réfléchit collectivement à des actions concrètes pour mieux appréhender le sprint suivant. Elle est donc à la fois observatrice et actrice de sa propre amélioration.

La rétrospective : oui, mais pour quelle équipe ?

Elle est particulièrement répandue au sein d’équipes agiles, fonctionnant en Scrum. Cependant, elle peut être mise en place dans n’importe quels types d’environnements : Il y a autant de rétrospectives possibles que de groupes de travail ! L’important est surtout de choisir un format et une fréquence adaptés au type d’activité. En effet, l’objectif de ce rituel agile est d’être une aide et non une contrainte, une instance permettant un arrêt sur image pour l’équipe : c’est un moment privilégié où chacun peut faire entendre sa voix et voir les applications concrètes de ses recommandations.  

Ainsi, pour des équipes produit, fonctionnant en sprint, la rétrospective intervient à chaque fin de sprint : c’est assez logique, puisque chaque sprint donne lieu à une nouvelle itération, un nouveau sprint goal…bref, un nouveau cycle ! C’est donc le meilleur moment pour faire un état des lieux sur l’équipe.

Quel est l’objectif de la rétrospective ?

La rétrospective est un rituel fondamental pour l’équipe produit : elle a pour objectif de permettre à chaque membre de s’extraire de ses tâches quotidiennes pour avoir une vue d’ensemble des avancées accomplies. Elle porte un grand nombre de bénéfices. Elle est :

  • gratifiante pour la squad : chacun peut constater la progression de l’équipe
  • démocratique : tout le monde peut s’exprimer sans jugement et sans barrière sur ses ressentis
  • collective : l’équipe doit s’accorder pour trouver les meilleures pistes d’amélioration
  • responsabilisante : chaque membre devient acteur de l’amélioration de la squad
  • productive : des actions tangibles sont mises en place
  • Elle soulage les frustrations et la lassitude : une même difficulté ne se reproduit pas et des barrières sont levées.

Contrairement aux échanges informels entre membres d’une même squad, ce rituel est vraiment un moment dédié où chacun peut s’exprimer, dans un cadre bienveillant et à l’écoute. L’ objectif est de faire émerger des solutions concrètes d’amélioration, grâce à un compte-rendu, avec des actions à mettre en place…mais nous y reviendrons plus loin dans cet article.

Comment bien animer sa rétrospective ?

Qui peut animer une rétrospective ?

Même si chaque membre de l’équipe produit est appelé à s’exprimer lors d’une rétrospective, une unique personne doit être responsable de son animation. Dans une équipe Scrum, ce rôle est le plus souvent assuré par le Scrum Master, dont l’objectif est d’être un facilitateur et d’être le garant de l’épanouissement de chacun. Cependant, si l’équipe ne possède pas de Scrum Master, il est possible d’organiser une rotation au sein d’une même squad. Chaque membre anime ainsi à tour de rôle ce rituel agile, utilisant le support et le format qui lui convient le mieux. Cela permettra un renouvellement continu de ce rituel, le rendant ainsi plus attrayant et participatif.

Animer une retrospective agile

Comment animer une rétrospective, dans la confiance et la bienveillance ?

L’un des principaux freins à la bonne réussite d’une rétrospective est l’autocensure. Afin de faire émerger les meilleures idées et de libérer la parole, le Scrum Master doit mettre en confiance les membres de l’équipe, en rappelant quelques principes et objectifs clés :

  • chacun peut s’exprimer librement
  • une écoute positive et bienveillante est attendue de tous les membres
  • l’objectif n’est pas de pointer des responsabilités individuelles, mais de trouver des solutions d’amélioration collectives.

Par ailleurs, le Scrum Master peut insister sur le fait que ce rituel est LE moment privilégié pour chacun de s’exprimer et d’avoir  un impact positif sur la squad.

Le Scrum Master peut proposer des animations “ice breaker”.  Quelques tips et templates pour rendre ce rituel le plus ludique possible :

  • débuter la retro par une prise de température: cela peut être, par exemple, en laissant  chaque participant indiquer son état d’esprit entre 0° et 20°, glacé s’il est mécontent, chaud s’il a passé un super sprint !
  • demander à chaque participant de dire, en un mot, leurs attentes de la retro
  • faire émerger les idées en utilisant différents templates :
    •  went well/to improve/action items: le plus classique des templates, où chaque membre débute par indiquer ce qui s’est bien passé « Went Well », ce qui aurait pu être amélioré « To Improve », l’équipe vote ensuite sur maximum 3 tickets de la colonne « To Improve » et les tickets qui remportent le plus de votes donneront lieu à des actions précises dans la colonne « Action Items ».
    • mad/sad/glad: chaque membre partage ce qui l’a rendu « en colère », « triste » et « heureux », pour faire émerger des actions d’amélioration concrètes.
    • speed boat: interroger les membres de l’équipe sur comment faire avancer le bateau (le moteur) et comment se délester de ce qui le ralentit (l’ancre)
    • starfish: dessiner 5 axes en forme d’étoile de mer avec écrit sur chaque axe « Commencer à », « Arrêter de », « Continuer de », « Faire plus de », « Faire moins de »
  • faire voter les équipes sur les pain points, et rédiger les actions correctives associées
  • proposer des thèmes ludiques de retro, en fonction des objectifs de l’équipe, avec des références qui peuvent parler à tout le monde. Cela permettra de briser la glace et de libérer les idées.
comment animer une restrospective

Quels outils utiliser ?

Plusieurs sites proposent des templates de retro innovants ! Pour n’en citer que quelques-uns :

  • Easyretro : très simple d’utilisation et facile à prendre en main, avec la possibilité d’activer / désactiver certaines fonctionnalités (cacher les cartes en cours d’écriture, ne pouvoir voter que sur X cartes, anonymiser les cartes etc…)
  • Miro : on ne le présente plus ! Miro est un super outil de management visuel, très interactif, et illustratif. Il est particulièrement efficace pour rendre ce rituel ludique.
  • Trello : trello fonctionne à peu près comme easyretro, avec cependant moins de fonctionnalités (impossible de limiter le nombre de votes par participant ou de rendre les tickets anonymes). Il est intéressant si vous l’utilisez déjà pour votre backlog produit, afin de centraliser tous les rituels.
  • Metroretro : metroretro est un outil gratuit qui propose des templates innovants et engageants, qui jouent vraiment la carte de la gamification et de l’interaction.  

Et pour la prochaine rétrospective ?

Mettre en place des actions concrètes

A l’issue de la rétrospective, l’objectif pour l’équipe produit est d’atterrir avec des actions d’amélioration concrètes ! La co-construction permet de favoriser l’engagement de chaque membre dans les actions d’amélioration.
Pour que les améliorations soient vraiment mises en place, il est primordial que le Scrum Master synthétise chaque action ainsi :

  • Une action = un owner, un verbe d’action, une date.

En effet, quelle formulation trouvez-vous la plus efficace entre les deux suivantes ?

  • Formulation 1 : commencer chaque sprint avec un backlog chiffré.

Versus

  • Formulation 2 : avant le début du prochain sprint, le Product Manager s’assure que chaque ticket du backlog est bien chiffré.

La seconde ?  En effet, chacun est bien au clair sur les actions qu’il doit mener et à quelle échéance. Tandis que dans la première formulation, la responsabilité n’est attribuée à personne : c’est le meilleur moyen pour que cette action ne soit jamais mise en place !

prochaine retrospective agile

Se réinventer sprints après sprints

Le Scrum Master est le garant de la mise en application des actions d’amélioration .

A chaque début de retro, le Scrum Master débutera par lister l’ensemble des actions d’amélioration mentionnées lors de la précédente rétrospective, afin de s’assurer qu’elles ont bien été menées. Si ce n’est pas le cas, il pourra conduire une Résolution de Problèmes avec les différents owners des actions, afin d’identifier et de lever les points bloquants.

Cela permet à l’équipe produit d’avoir le sentiment d’avancer, que les actions d’amélioration ne tombent pas dans l’oubli, ce qui renforcera la crédibilité de ce rituel.

La rétrospective a donc un intérêt certain pour les équipes produit qui souhaitent s’améliorer de façon continue. Elle favorise l’interaction  constructive entre Product Manager, Développeur, QA, Scrum Master, UX/UI designer, Tech Lead dans un cadre plus informel que celui du Daily Meeting. Elle est motivante pour l’équipe produit qui peut voir des améliorations concrètes mises en place retros après retros. Elle est aussi un rituel privilégié pour prendre du recul sur le delivery, pour se rappeler que l’équipe produit a toujours un même objectif commun : s’améliorer continuellement pour offrir une véritable plus-value aux utilisateurs finaux !